1. Sigurnost i kontrola
DocDoc.C DMS omogućuje pohranu raznih tipova dokumenata u digitalnom obliku na jednom mjestu. Dokumentima je moguće pristupiti kroz aplikaciju putem korisničkog račun koji se osim lozinke može zaštititi i dvostrukom autentifikacijom (2FA) .
Vidljivost dokumenata ovisi o pravima pristupa. Dokumente koji su označeni kao tajni ili povjerljivi vide samo ovlašteni korisnici. Za određene industrije DocDoc.C DMS sustav posebno je prilagodio diskrecijski pristup što omogućava upravljanje dokumentima dviju ili više tvrtki putem jednog korisničkog računa.
Sve radnje na dokumentima su zabilježene i mogu se naknadno pregledati. Sukladno tome, lako je provjeriti tko je izvršavao određene promjene i/ili zadatke na dokumentu. Cjelokupna kontrola dokumenata i poslovnih procesa olakšana je, ubrzana i sigurna, a gubitak dokumenata je eliminiran.
2. Ušteda vremena i resursa – sve na jednom mjestu
Svi dokumenti na jednom mjestu smanjuju vrijeme pretrage istih. Unos dokumenata u DMS moguć je putem mobitela, tableta ili laptopa. (PDF, Excel, slika, scan…)
Ako na računu postoji 2D barkod, DocDoc.C DMS ga prepoznaje te automatski popunjava podatke iz računa u sustav. Očitavanje barkoda uvelike štede na vremenu jer nije potrebno upisivati ručno podatke već se oni automatski učitavaju.
Uz pomoć naprednih pretraga i filtriranja, dokumenti se pronalaze u par koraka.
Dijeljenje dokumenta ili zadataka (npr. odobravanje, likvidiranje) odrađuje se jednostavno i brzo, što omogućuje korisnicima da svoje vrijeme utroše na druge aktivnosti. Nije potrebno printati, gomilati papire po uredu, slati ih poštom i plaćati troškove poštarine, što rezultira smanjenjem troškova, vremena i prostora.
3. Dostupnost i prilagodljivost
DocDoc.C sustav za upravljanje dokumentima omogućuje korisnicima pristup i pregled dokumenata u bilo kojem trenutku sa bilo kojeg mjesta što olakšava rad od kuće.
Prijavom u sustav moguće je pretražiti dokumente , izvršiti određene radnje povezane s njima ili samo provjeriti informacije.
Posao se odrađuje jednostavno i brzo, kolege su obaviještene kada je nešto odrađeno i lako je za pratiti u kojem je statusu neki zadatak, dokument.
DocDoc.C dodatno se prilagođava specifičnim potrebama organizacija što ga čini prikladnim za sve vrste organizacija, neovisno o veličini ili djelatnosti.
4. Povezanost s ostalim poslovnim sustavima
Kako bi korisnik zaista imao informacije o dokumentima i zadacima na dohvat ruke na jednom mjestu, DMS bi trebao biti povezan s poslovnim sustavom organizacije.
DocDoc.C DMS moguće je povezati s ERP, EDI, CRM ili drugim poslovnim sustavima. Povezivanje omogućuje povlačanje šifrarnika , prijenos dokumenata i metapodataka između sustava, povratne informacije (npr. informacija o plaćenom računu). Također, sve promjene na dokumentu napravljene u ERP-u, vidljive su i u DMS-u.
DocDoc.C DMS sustav trenutno je integriran s nekoliko ERP rješenja, što ubrzava početak njegovog uvođenja u poslovanje.
Također je povezan s EDInet sustavom za razmjenu e-računa. Korisnici zaprimaju ili šalju e-račune putem EDInet sustava koji se naknadno učitavaju u DMS.
5. Cloud aplikacija – ne zahtjeva instalacije
Kao jednu od glavnih prednosti Cloud DMS-a možemo istaknuti činjenicu da nije potrebno instalirati aplikaciju niti posjedovati vlastiti server.
Aplikaciji se pristupa putem WEB preglednika s nekog od pametnih uređaja što je također rezultat korištenja Cloud-a.
Korisnici također ne trebaju brinuti o održavanju sustava, sigurnosnim kopijama (eng. backup) ili nadogradnji jer o tome svemu brine DMS poslužitelj.
Cloud DMS povećava skalabilnost i fleksibilnost same aplikacije, te brzinu implementacije novih nadogradnji ili prilagodbi.
Postoje li i dalje nedoumice oko korištenja DMS-a? Pošaljite nam svoje pitanje ili zatražite prezentaciju putem naše kontakt forme ili emaila!