U DocDoc.C sustavu za upravljanje dokumentima razvili smo dosad jako puno funkcionalnosti koje olakšavanju svakodnevno poslovanje u svim sektorima. U ovom blogu izdvojili smo primjer iz prakse za korištenje DocDoc.C DMS-a u visokom obrazovanju. Sveučilište zbog svog dinamičnog okruženja i velikog broja studenata moraju imati učinkovito upravljanje dokumentima.
Glavne funkcionalnosti koje se koriste
1. Upravljanje dokumentima
Od prijave i upisa na sveučilište do diplome, sveučilišta imaju jako puno dokumentacije za svakog studenta. DocDoc.C prilagođava se različitim sveučilišnim potrebama, od vođenja studentskih evidencija i dosjea do rukovanja kadrovskom i financijskom dokumentacijom. Svi se ti dokumenti mogu pohranjivati i međusobno povezivati ili slagati u predmete i mape. Time se omogućuje brzo pronalaženje dokumenata, lakše rukovanje akademskom evidencijom kao i jednostavnije ažuriranje podataka. Također, dokumente je moguće voditi po organizacijskim odjelima unutar Sveučilišta. Ovime je omogućena bolja kontrola pristupa dokumentima te brže kolanje samih dokumenata.
2. Zadaci
DocDoc.C osim pohranjivanja dokumenata služi i za olakšavanje poslovnih procesa. Uz postavljanje automatske dodjele zadataka prema ulogama korisnika, moguće je zadavati i ad hoc zadatke ili zatražiti odobravanje od drugih korisnika.
3. Elektroničko potpisivanje
Sustav omogućuje interno digitalno potpisivanje dokumenata s certifikatima. Moguće je i poslati dokumente na potpis trećoj strani.
4. Povezivanje s internim sustavom putem API-ja
DocDoc.C može se povezati i s drugim sustavima koja sveučilišta već koriste. Ova funkcionalnost značajno olakšava proces obrade velike količine dokumenata generiranih izvan DMS-a. Najbolji primjer je povezivanje sa sustavima koji izrađuju diplome. Olakšava se i ubrzava proces urudžbiranja diploma i ovjeravanja korištenjem digitalnog potpisa i pečata kao i arhiviranje dokumenata.
5. Suradnja i dijeljenje dokumenata
Svi dokumenti lako se mogu podijeliti trećim stranama bilo jednokratnom poveznicom ili trajnim dijeljenjem. S pomoću sustava moguće je pratiti trag zaprimanja i otvaranja dokumenta. Potvrde o otvaranju i pregledavanju dokumenta su pravno valjani dokaz, a mijenjaju dosadašnje slanje isključivo fizičkom otpremom.
Sve ove funkcije omogućuju lakšu suradnju među odjelima, ubrzane svakodnevne procese, sigurnost pohrane dokumenata te lakšu pretragu i uvid u povijest dokumentacije.
Kako implementirati sustav za upravljanje dokumentima?
Proces implementacije DMS-a počinje utvrđivanjem specifičnih potreba sveučilišta. U tom procesu planira se prelazak s papirnatog načina vođenja dokumentacije na uvođenje digitalnog poslovanja, što uključuje sljedeće korake:
- digitalizaciju procesa,
- digitalizaciju postojećih dokumenata,
- edukaciju kadrova te
- integraciju DMS-a s ostalim internim sveučilišnim sustavima.
Sve navedeno ne samo da ubrzava procese i poboljšava suradnju među timovima i odjelima, već također povećava sigurnost i olakšava pretragu dokumentacije. Proces implementacije DocDoc.C DMS-a obuhvaća digitalizaciju procesa i dokumenata, edukaciju kadrova te integraciju sa sveučilišnim sustavima, čime se osigurava uspješan prelazak na digitalno poslovanje i značajno poboljšava efikasnost sveučilišta. Uz svakom koraku implementaciju prati naš tim koji se može u potpunosti prilagoditi specifičnim zahtjevima raznih institucija.