Većina tvrtki gubi vrijeme zbog hijerarhijskog odobravanja računa koje se radi zastarjelim fizičkim procesima i sporim protokom informacija. Jedan od važnijih benefita digitaliziranja poslovanja korištenjem sustava za upravljanje dokumentima je automatizacija svih procesa uključujući i procese odobravanja računa.
Kada je potrebno hijerarhijsko odobravanje računa?
Svi računi prolaze kroz definirane razine provjere i odobravanja. Ovisno o sadržaju, iznosu i pripadnosti određenom odjelu ili projektu, potrebni su drugi sudionici koji su zaduženi za pregled i odobravanje. Uz pomoć postavljene organizacijske strukture i podjele rada po jedinicama naš DMS vodi dokumente do svih aktera bez potrebe za izmjenom e-mailova s privitcima ili nošenjem fizičkih računa do nadređenih.
Kako izgleda taj proces u DMS-u?
Prema tipu dokumenta moguće je u postavkama odabrati koja će opcija odobravanja biti važeća. Za račune je moguće uključiti hijerarhijsko odobravanje u Postavkama tvrtki/Dokumenti. Proces Hijerarhijsko odobravanje računa sastoji se od tri faze: pripreme, odobravanja i završavanja.
Pripremu rade korisnici koji su u grupi Priprematelji. Odobravanje izvršavaju voditelji jedinica ili nadjedinica, a ako oni nisu postavljeni zadatak se preskače i dodjeljuje prvom idućem voditelju u lancu. Završavanje se događa nakon što su svi zadatci izvršeni i/ili kada se dokument prenese u ERP.
Koraci hijerarhijskog odobravanja:
Priprema
- Unos dokumenta u DocDoc.C i razvrstavanje po tipu Račun
- Pokretanje procesa
- Odabir priprematelja koji priprema račun i ispunjava metapodatake te odabire odobravatelje
- Odabir odobravatelja, tj. voditelja organizacijskih jedinica i nadjedinica
- Automatsko istovremeno generiranje zadataka za voditelja odabrane jedinice i sve voditelje njene nadjedinice do najviše razine hijerarhije.
Odobravanje
- Ako neka nadređena jedinica prva odobri zadatak, svi zadaci nižih jedinica se automatski izvršavaju i bilježe napomenu. U slučaju odbijanja proces ponovno započinje tako da se zadatak pripreme vrati priprematelju.
Završavanje
- Nakon svih odobrenja kreira se zadatak završavanja s prijenosom podataka u ERP kako bi se moglo knjižiti
- Korisnik može odabrati i da se prijenos ne radi automatski
DocDoc.C omogućuje jednostavno postavljanje hijerarhijskog odobravanja prema organizacijskoj strukturi. Bez obzira imate li deset ili nekoliko stotina zaposlenika, možemo prilagoditi proces vašim pravilima i olakšati svakodnevni rad.
Kontaktirajte nas i dogovorite neobvezujuću prezentaciju kako bismo vam pokazali kako to može izgledati u vašoj tvrtki.