U sustav za upravljanje dokumentima dodali smo funkcionalnost koja omogućava još lakše i sigurnije dijeljenje dokumenata. Ova opcija omogućuje korisnicima da sve već učitane dokumente ne moraju tražiti lokalno i slati mailom već to mogu napraviti iz sustava.
U ovom tekstu donosimo sve prednosti koje su podijeljene u dvije osnovne funkcije: "Pošalji dokument" i "Podijeli dokument".
a) Pošalji dokument
Opcija koja je već ranije bila u sustavu, ostala je nepromijenjena. Kada korisnik želi poslati dokument jednoj osobi odabirom opcije Pošalji dokument otvara se dijaloški prozor u kojeg se može upisati ime, prezime, e-mail adresu primatelja kao i rok do kojeg vrijedi poveznica, tj. dokad je primatelju moguće jednokratno preuzeti dokument. Za ovakvo slanje ne treba biti određen odobravatelj već se samo sve informacije zapisuju u povijesti dokumenta.
b) Podijeli dokument
U ovoj opciji može se odabrati više mogućnosti za trajno dijeljenje dokumenta (interno ili vanjskim korisnicima). Dokument koji je ovako podijeljen moguće je više puta preuzeti.
Interno dijeljenje
Kada se želi omogućiti pristup i vidljivost dokumentu na internoj razini unutar sustava i njegovih korisnika, potrebno je odabrati opciju Interno dijeljenje. Iz padajućeg izbornika mora se odrediti odobravatelja. Korisnik koji želi podijeliti dokument odabire želi li uključiti i slanje priloga. Nakon što su sve željene opcije odabrane, klikom na Podijeli stvara se zadatak odobravanja dijeljenja dokumenta.
Kada je dokument odobren korisnik koji je slao na odobravanje dobiva obavijest da je zadatak izvršen. Na tabu Glavna polja vidi se da je dokument podijeljen.
Vanjsko dijeljenje
Vanjsko dijeljenje omogućuje pristup svim osobama koje imaju poveznicu na dokument.
Proces Vanjskog dijeljenja bira se u istom prozoru kao i Interno dijeljenje. Odabirom opcija dokument se šalje na odobravanje dijeljenja. Stvara se zadatak odobravanja dijeljenja dokumenta kojeg dobiva odobravatelj. Nakon što je dokument odobren, korisnik koji je slao na odobrenje dobiva obavijest da je dijeljenje odobreno.
Na tabu Glavna polja sada se nalazi poveznica koju se može kopirati i dijeliti korisnicima izvan sustava. Najčešće se koristi kao trajna poveznica koja je objavljena na oglasnoj ploči ili web stranici.
U postavkama tvrtke vidljive su informacije o svim podijeljenim dokumentima. Kroz postavke tvrtke moguće je zaustaviti dijeljenje dokumenta.
