Budući da danas većina ljudi radi više zadataka paralelno, svima dobro dođu podsjetnici. U uredu postoji bar jedna osoba koju na nešto treba podsjećati, u mobitelu svatko ima zapisane važne stvari u kalendaru, na papirićima pokraj monitora (ili zalijepljeno za njega) stoje bilješke za rokove. Odsad praćenje datuma isteka ugovora, rokova za odraditi zadatak ili samo za pregledati dokument, korisnici našeg sustava za upravljanje dokumentima mogu namjestiti izravno kroz DocDoc.C.
„Podsjeti me idući tjedan pa ćemo...“
Pravovremeno obavještavanje i praćenje važnih detalja vezanih uz dokumente i zadatke jako je važno za efikasnost i smanjivanje grešaka i propusta. Kako bismo što više smanjili potrebu za različitim sustavima i korištenje kalendara i papirića, omogućili smo postavljanje alarma u samom DMS-u.
Na ovaj način može se brzo i jednostavno obavijestiti odabrane suradnike o važnim događajima vezanim za dokumente. Osim dosadašnjih podsjetnika koje su korisnici mogli postaviti, nova funkcionalnost nudi više opcija za dodatne obavijesti, čime se poboljšava komunikacija i suradnja unutar i između timova.
Kako postaviti alarm?
Postavljanje alarma jednostavno je i intuitivno:
Opcije postavljanja alarma su:
- Prema navedenim konkretnim datumima
Odaberite datum u kalendaru kada želite da se alarm aktivira i kome.
- Krajnjem roku
U slučaju dokumenata koji imaju rok valjanosti, korisnici mogu postaviti alarm koji će se aktivirati neposredno prije isteka roka.
- Postavljenim podsjetnicima
Alarmi se mogu povezati s postojećim podsjetnicima.
- Za zadatke
Osim alarma, korisnici mogu postaviti i dodatne obavijesti ovisno o tome žele li dodatne obavijesti za isti alarm. Također, sada se mogu postaviti alarmi i za zadatke. Ova značajka omogućuje da se svi važni koraci u radnom procesu prate na jednom mjestu, uz smanjeni rizik propuštanja ključnih rokova i povećavanje produktivnosti.
Dodavanje osoba koje treba alarmirati
Alarmi imaju mogućnost upozoravanja više osoba koje trebaju primiti obavijest. To je idealno za projekte koji uključuju više članova tvrtke. Uz to, korisnici imaju mogućnost dodati kratak tekst s napomenom, pružajući dodatni kontekst za obavijest.
S novim opcijama obavijesti, korisnici imaju veću kontrolu nad svojim zadacima i dokumentima, što doprinosi boljoj organizaciji i suradnji unutar timova.